Facturación electrónica: cómo comenzar

Facturación electrónica: cómo comenzar

En la sociedad actual, es común que las personas estén inmersas en el panorama electrónico. Por lo que, las empresas han logrado encontrar formas de facilitar operaciones y gestiones por la vía telemática como la facturación electrónica.

Innovaciones en los sectores y en las experiencias con los clientes, transforman el entorno convencional de las empresas hacia la digitalización. Lo cual, abre paso a la posibilidad de emitir un documento tributario informáticamente reemplazando el papel físico.

En nuestro Curso de Facturación Electrónica puedes aprender a caracterizar y delimitar la normativa vinculada a procesos de facturación electrónica totalmente gratis y online. Así como los formatos y las aplicaciones utilizadas para su ejecución.

Facturación digital y firma digital

Una factura electrónica, también conocida cómo factura digital o telemática, no es más que la sustitución del formato físico de papel del documento por el formato electrónico. Este mismo, conserva su valor legal y se puede transmitir de emisor a receptor.

En este sentido, al tratarse de facturas digitales deben ser documentos completamente seguros. Además, es necesario cerciorarse que cumplan con las indicaciones establecidas por la legislación.

Por lo tanto, para comprender los conceptos básicos sobre las facturas y sus tipos. Tenemos un artículo en el que comentamos todo lo que debes saber en principio, así como sus ventajas y normativa vigente.

Software de facturación

Si leyendo este artículo te estás animas a implementar esta modalidad, tienes que conocer entonces cuales son los programas que pueden ayudarte a comenzar:

  • CloudGestion: Uno de los más completos, tiene la posibilidad de automatizar tareas, integrar el programa con email. Así como controlar gastos, gestionar stock y facturas.
  • FacturasCloud: Es un software gratuito, posee app móvil y una gestión completa de facturación digital completamente configurable.
  • BlueIndic: Es un programa muy intuitivo y fácil de utilizar tanto para empresas como autónomos. Permite enviar presupuestos, hacer seguimiento de cobros, así como gestiones en la tesorería.
  • FacturaE: Se trata de un software abierto, sencillo y práctico que permite generar facturas con formato Facturae. Este ha sido desarrollado por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (Orden PRE/2971/2007).

Formatos para la facturación electrónica

No existe un formato único establecido. Sin embargo, la Agencia Tributaria señala que:

Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma. Igual que en el caso anterior, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,… La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. Finalmente, tanto el contenido de la factura, llamémoslo factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión “.fir”. Es aconsejable la utilización de estándares.

Certificado o firma digital

Del mismo modo, el expedidor de la factura telemática deberá contar con una firma digital con el que validará la autenticidad del documento. Así lo establece el reglamento que regula las obligaciones de facturación en el artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012.

Según el portal de la Agencia Tributaria “las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación”.

Facturación y autorización del cliente

Finalmente, para poder emitir una factura electrónica será necesario informar y contar con la autorización del destinatario mediante un documento expreso. Todo esto con el propósito de que, previo a su consentimiento, cuente con los equipos y programas necesarios para poder visualizar este tipo de archivos.

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