Que son los KPI y como pueden ayudarte en la gestión de proyectos

Que son los KPI y como pueden ayudarte en la gestión de proyectos

Cuando afrontamos un proyecto, los KPI son una parte fundamental de nuestra buena gestión ¿Sabes lo qué son y cómo utilizarlos?

Lo que no se puede medir no se puede gestionar” Los indicadores claves de rendimiento, o KPI por sus siglas en ingles (Key Performance Indicator) hacen referencia a una serie de acciones que se deben realizar dentro de tu proyecto para alcanzar los objetivos propuestos.

Estos indicadores, deben ser coherentes y estar en la línea tanto del tiempo como de lo que quieres lograr cuando comienzas a gestionar un proyecto con tu equipo. Una vez los tengas claros, el Flow de trabajo cambia y se vuelve más sencillo.

¿Sabes como hacerlo? Sigue leyendo ⬇️

Toda estrategia necesita acciones y las acciones, objetivos.

No moveremos a todo un equipo de trabajo sin la necesidad de lograr algo, pero cuando tenemos entre manos un proyecto grande que tiene que ser ejecutado por muchas personas de nuestro equipo, las acciones definidas son la clave y es aquí, donde los KPI’S juegan un papel fundamental.

Trabajar con estos indicadores, es la mejor forma de saber si tus resultados están de acuerdo con los objetivos de tu estrategia y si tu empresa está obteniendo los resultados correctos que le darán ese éxito tan esperado a ese proyecto.

Tipos de KPI

Hoy en día casi todo se puede medir y es este número, quien nos da el resultado final.

Existen KPI’s de eficiencia, eficacia, capacidad, productividad, calidad, rentabilidad… Existen los KPI’S que tu proyecto exija. Si logras combinar unos buenos indicadores de desempeño con un mapeo de procesos, tu proyecto tiene el éxito garantizado.

Trabaja con indicadores que te ayuden a ver el avance de tu proyecto de manera clara, aquí no te podemos decir cuales pueden ser, porque va a depender de tu tipo de proyecto y de las personas que conforman tu equipo pero, te dejamos 3 claves para que puedas comenzar a saber que KPI es el indicado para tu gestión:

  1. Un indicador: ¡Fundamental! Todo el objetivo de usar esta herramienta de gestión de proyectos es que sepas identificar las prioridades que llevarán a las acciones específicas. El más común es numerar del 1 al 10 la importancia de cada acción. Siendo 10 la más alta y 1 la más baja. El número obtenido, representará el rendimiento obtenido en el proceso.
  2. Objetivos: El punto de partida. El valor del KPI. Lo indica tu proyecto o tu empresa.
  3. Tolerancia: Si no se logra la meta, hay un límite de tolerancia que muestra la gravedad del resultado. Mantener un margen de tolerancia cuando trabajamos en equipo es importante. El progreso del proceso es lo que hará que tu proyecto avance y si este proceso es crítico, debe tomarse alguna acción con prioridad 10

¿Cómo diseñar KPI?

kpi

Para que los KPI’s sean significativos y eficaces, deben ser parte de un proceso sólido. Detalla un plan de trabajo operativo que le diga a tu equipo acciones claras para hacer. Esto les ayudará a entender las prioridades y las primeras acciones para comenzar el proceso.

Por ejemplo. Si tenemos entre manos una campaña publicitaria en redes sociales, hay pasos que debemos determinar antes de ejecutarla.

Necesitamos que nuestro Social media Manager diseñe la estrategia que debe seguir la campaña, el público objetivo y los medios en los que tendrá presencia. Una vez tengamos esto listo, el diseñador determinará la línea gráfica de la campaña, en base a eso, diseñamos copys y el resto de las acciones. Así, involucramos uno por uno a todo el equipo para que la campaña sea publicada con éxito. Aunque los trabajos y acciones son complementarias, hay unas más prioritarias que otras.

Un KPI’S bien definido, te ayudará a indicarle a tu Social Media Manager que sin su parte del trabajo no está hecha, los demás no pueden avanzar.

Involucra a todo tu equipo

En la gestión de proyectos, es importante involucrar a todo el equipo. Y en el diseño de KPI no puedes olvidarlo.

Conversa con tu equipo sobre el proyecto, lo que la empresa quiere lograr y cuales son los objetivos para un proyecto exitoso. Cuando haces estas reuniones, los KPI van tomando forma solos y tener a todo el equipo en el proceso, te ayuda a que sean ellos mismos los que marquen prioridades sin necesidad de imponerlas. La clave siempre será el trabajo en equipo.

¡Manos a la obra!

Tienes el proyecto, tienes el objetivo y tienes al equipo… ¿Y ahora? ¡Manos a la obra!

Divide tus KPI’S en primarios, secundarios y prácticos.

  • Dale a los primarios las claves de actuación que tus directores o clientes te indiquen, estos KPI’s serán los de prioridad 10 que marquen claramente un avance para tu objetivo. Estos indicadores, están ayudando a la empresa y al avance del proyecto.
  • Los KPI’s secundarios son los que trabajas de manera interna con tu equipo, tareas individuales que marcan el ritmo del trabajo, estos indicadores tienen tiempo y acciones individuales concretas. Te indican que el proceso y la estrategia van de la mano en el camino correcto a lograr esos objetivos.
  • Prácticos. El día a día. Estos indicadores pueden involucrar a todo el equipo o solo a una parte de ellos, muestran las pruebas y las acciones ya realizadas, necesitan constante revisión y acompañamiento. Lo importante es entender que cada indicador práctico es una acción y no un conjunto de acciones.

Resultados

Ahora que tienes claro cuáles son los principales KPIs y como establecerlos, puedes encontrar datos más precisos para mejorar la toma de decisiones en tu empresa pero también te será de gran utilidad a la hora de presentar resultados.

Toma a tu equipo y plantéales una reunión final, un cierre de proyecto. Aquí, en un análisis de tiempo real y de forma dinámica ayúdalos a concluir sus tareas y recibe feedback. Aquí puedes obtener información valiosa y útil para presentar tus resultados ante la empresa o el cliente.

Analiza la información y los resultados que han tenido todas las acciones, así como todas las tareas que se realizaron para este proyecto.

Una vez tengas toda esa información, presenta a la empresa o a tu cliente un informe, puede ser escrito o una reunión que demuestre si el proyecto tuvo éxito o no.

¡Muy importante! No te olvides de regresar a tu equipo y hacerles saber las conclusiones, hazlos parte también de las buenas noticias.

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