Gestión del tiempo: 3 tips y 5 herramientas para poder organizarte mejor

Gestión del tiempo: 3 tips y 5 herramientas para poder organizarte mejor

Para muchos el mes de septiembre es el comienzo de un nuevo año y la adecuada gestión del tiempo cuando volvemos a la rutina diaria es fundamental para no agobiarnos.

Después de las vacaciones volvemos otra vez a la rutina: vuelta al trabajo, a las clases, al gimnasio y una infinidad de actividades que, si no organizamos de forma adecuada, las 24 horas del día se nos pueden quedar cortas.

En anteriores post, ya dimos algunos consejos sobre cómo gestionar el tiempo mientras estudias. En este caso, traemos 3 tips y 5 herramientas que te ayudarán a organizarte mejor en tu día a día.

Cómo gestionar mejor el tiempo

Aprender a organizarte mejor es algo fundamental para sentirte realizado contigo mismo.

Piensa que si nos marcamos unos objetivos o tareas -personales o profesionales- cuando nos despertamos y al final del día las hemos realizado, nos sentimos bien y aumenta nuestra motivación.

Está demostrado que una gestión del tiempo eficiente mejora nuestra calidad de vida. Lo cierto es que, cuando las cosas no se organizan, tenemos la sensación de que lo hacemos mal o estamos perdidos.

Pues bien, para evitar esto, vamos a darte tres claves para que mejores tu gestión del tiempo y puedas organizarte mejor.

1 – Haz una lista de tareas

Es importante que reflejes en una lista todo lo que tienes que hacer para ver el volumen de trabajo.

Por ejemplo, si eres autónomo y quieres aprender a compaginar tus actividades profesionales, personales o con alguna actividad educativa, tu lista de tareas de un día normal podría ser así:

  • Poner al día la contabilidad financiera del negocio
  • Actualizar en redes sociales con las actividades recientes de la empresa
  • Atender llamadas y peticiones de clientes
  • Ir a recoger a los niños al colegio
  • Avanzar en el curso online al que te has apuntado para tener un certificado de profesionalidad

Puede parecer una tontería, pero poner en una lista todo lo que debes hacer a lo largo del día te ayudará a no olvidarte de nada y alcanzar tus objetivos diarios.

2 – Intenta priorizar y no hagas muchas cosas a la vez

Una vez hecha la lista de tareas es importante que lo ordenes de más prioritario a menos.

Empieza por las acciones que son improrrogables y deja para el final las que son más prescindibles. Pero cuidado con posponer demasiado las otras tareas, si las dejas siempre para lo último, terminarás no haciéndolas nunca.

Por eso, es también muy importante, que si ves que no vas a poder terminar la tarea en un mismo día (por ejemplo, avanzar en el curso online) intentes hacer un poquito cada día para no retrasarte en la tarea.

También es fundamental, que no intentes hacer varias tareas a la vez por querer ir más rápido. Si te pones a hacer varias cosas a la vez, no te centrarás al 100% en la actividad, podrían quedar cosas a la mitad y te cansará mucho más.

3 – Ten un calendario

Esto es aplicable para cualquier cosa, pero sobre todo dentro del ámbito laboral, es importante que nos marquemos unos tiempos para la realización de las tareas.

Es evidente que hay acciones que requieren de más dedicación que otras, por eso es importante calcular cuánto tiempo nos van a llevar y así establecer una fecha de fin de esa actividad para no postergarlas demasiado.

5 herramientas que te ayudarán a ser más productivo

Para poner en práctica los consejos que hemos descrito arriba, existen multitud de aplicaciones que te ayudarán a llevarlos a cabo.

Todas ellas son herramientas muy útiles y con multitud de funcionalidades que servirán para hacer que tu vida sea mucho más productiva.

1 – Google Calendar

Es la herramienta más básica y sencilla para poder gestionar mejor el tiempo. Como es una aplicación que va asociada a tu cuenta de correo electrónico, podrás sincronizarla en tu ordenador y en los dispositivos móviles que quieras.

Con Google Calendar podrás crear y compartir calendarios, programar alertas, clasificar las tareas por colores, establecer horarios, etc.

2 – Todoist

Esta aplicación, en su versión gratuita, te permite programar tareas según la fecha, crear proyectos y compartirlo con otras personas.

Es compatible con gmail, así que también podrás crear tareas asociadas a tu cuenta de correo fácilmente. Su forma de uso es muy sencilla e intuitiva para la gestión adecuada del tiempo.

3 – TickTick

Este gestor de tareas es uno de los más simples y eficaces que podrás encontrar si lo que buscas es optimizar mejor tu tiempo.

TickTick en su versión gratuita incluye todo lo necesario para que puedas utilizarla a modo de agenda: podrás crear notas, listas de tareas, subir archivos adjuntos a estas tareas y crear diferentes calendarios.

4 – Week Plan

Este organizador de tareas es uno de los más conocidos. En Week Plan podrás organizarte dentro de una vista semanal donde podrás distribuir tus tareas dentro del día correspondiente de esa semana.

También ofrece espacios de trabajos compartidos, medir el tiempo que tardas en realizar cada tarea y compartirlas con otras personas.

Además de esto, al final de cada semana te ofrecerá un resumen de las tareas que has completado y sobre cómo fue tu semana.

5 – Asana

Asana también es una de las herramientas de gestión de tiempo y productividad más conocidas y usadas por las empresas.

Esta herramienta tiene versión gratuita, pero para poder usar todas sus funcionalidades al 100% deberás acceder a la modalidad Premium.

Con Asana podrás crear diferentes equipos de trabajo, añadir miembros a tu equipo, crear, asignar tareas a los miembros que componen tu espacio de trabajo, añadir archivos, descripciones, archivos adjuntos y una multitud de opciones si lo que buscas es organizar mejor a tu equipo o empresa.

Conclusiones y más recomendaciones

Para terminar, hay que decir que una correcta gestión del tiempo solo depende de uno mismo y del grado de implicación que le adjudiques a tus tareas. Si pones todo de tu parte, alcanzarás tus objetivos con éxito.

Por último, si lo que buscas es información más especializada y completa para aprender a gestionar tu productividad te recomendamos lecturas especializadas como esta para ampliar la información.

¿Utilizas alguna otra técnica para ser más productivo? ¡Dinos en comentarios!

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